Es gibt Audit-Situationen, die in keinem Lehrbuch vorkommen, weil sie zu spezifisch, zu unangenehm und zu selten sind um systematisch beschrieben zu werden. Eine davon ist der Reconstruction Audit.
Ein Reconstruction Audit entsteht, wenn eine Organisation einen Abschluss oder eine Prüfung über einen zurückliegenden Zeitraum durchführen muss, und die Personen die in diesem Zeitraum gebucht, entschieden und dokumentiert haben, nicht mehr verfügbar sind.
Ich begleite aktuell genau diese Situation.
Was ein Reconstruction Audit von einer normalen Prüfung unterscheidet
Eine normale Jahresabschlussprüfung hat eine bestimmte Logik. Der Auditor stellt Fragen. Die Finance-Organisation beantwortet sie. Wenn das institutionelle Gedächtnis fehlt, verändert sich die gesamte Prüfungslogik. Aus einer Prüfung wird eine Rekonstruktion. Aus einem Austausch wird ein investigativer Prozess.
Ein Reconstruction Audit dauert länger, kostet mehr, produziert höhere Prüfungsrisiken und belastet das Team mit einem Aufwand der in keiner normalen Kapazitätsplanung vorgesehen ist.
Was in SAP steht und was nicht
SAP speichert erheblich mehr als die meisten Finance-Mitarbeiter wissen. Jede Buchung hat einen Buchungsbeleg des Datums, Benutzer, Belegart, Buchungskreis und alle gebuchten Positionen enthält. Der Änderungsbeleg zeigt wenn Buchungen nachträglich geändert wurden.
Was SAP nicht speichert, ist die Begründung für Buchungen. Warum wurde eine Rückstellung in dieser Höhe gebildet? Auf welcher Grundlage wurde eine Wertberichtigung vorgenommen? Diese Informationen existieren in SAP nicht. Sie existieren in den Köpfen der Menschen, die die Entscheidungen getroffen haben.
Die systematische Vorgehensweise für einen Reconstruction Audit
Phase 1: Datensicherung und Systemanalyse
Vollständige Extraktion aller buchungsrelevanten Daten für den zu prüfenden Zeitraum: Buchungsbelege, Änderungsbelege, Benutzerprotokolle, Kontenentwicklungen. Parallel: Bestandsaufnahme der verfügbaren Dokumentation aus dem Zeitraum.
Phase 2: Wesentlichkeitsanalyse und Priorisierung
Nicht jede Buchung aus drei Jahren muss gleichermaßen rekonstruiert werden. Die Wesentlichkeitsanalyse bestimmt welche Konten und Buchungsperioden priorisiert werden müssen. Diese Priorisierung muss mit dem Auditor abgestimmt werden.
Phase 3: Rekonstruktion mit multiplen Quellen
SAP-Daten zeigen was gebucht wurde. Externe Quellen erklären warum: Verträge, E-Mails, Protokolle, Managementberichte. Wo keine externe Quelle die Buchungsbegründung erklärt, muss eine logische Ableitung erstellt werden die explizit als Rekonstruktion gekennzeichnet wird.
Phase 4: Dokumentation für den Auditor
Die Rekonstruktionsdokumentation muss enthalten: die Auditorfrage die adressiert wird, die verfügbaren Quellen, die Logik der Ableitung, das Ergebnis der Rekonstruktion, und eine ehrliche Einschätzung der Verlässlichkeit der Rekonstruktion.
Was den Reconstruction Audit besonders schwierig macht
Das Schwierigste am Reconstruction Audit ist nicht die technische Arbeit. Es ist die Unsicherheit. Es gibt Buchungen, für die die Rekonstruktion zu einem plausiblen aber nicht gesicherten Ergebnis führt. In diesem Moment muss ehrlich kommuniziert werden: Diese Buchung kann ich erklären was sie ist. Ich kann nicht mit Sicherheit erklären warum sie so getätigt wurde.
Was ich mitbringe
Ich bin Nicole Vekonj, Interim Managerin Finance & Controlling. Ich begleite Reconstruction Audits operativ und mit der notwendigen SAP-Kompetenz um aus Systemdaten das Maximum an rekonstruierbarem Wissen zu extrahieren.
👉 Projektanfrage stellen: zahlenkompetenz.de/de/kontakt
