Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen sie selbst E-Rechnungen ausstellen. Das klingt nach einer technischen Anforderung, die die IT löst. Es ist eine prozessuale Anforderung, die den gesamten AP-Workflow verändert.
Dieser Artikel beschreibt, was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet, welche Auswirkungen sie auf AP-Prozesse hat, welche Fehler bei der Implementierung systematisch gemacht werden, und was ein CFO jetzt tun muss.
Was die E-Rechnungspflicht wirklich ist und was sie nicht ist
Eine E-Rechnung im Sinne der neuen Pflicht ist ein strukturiertes maschinenlesbares Format. Die relevanten Formate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD. Ein PDF, das per E-Mail verschickt wird ist keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne. Ein gescanntes Dokument ist keine E-Rechnung. Eine Excel-Datei ist keine E-Rechnung.
Was als E-Rechnung gilt: XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD verbindet ein visuell lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Beide Formate müssen den Anforderungen der EN 16931 entsprechen.
Was sich im AP-Prozess konkret verändert
Der Empfangsprozess verändert sich fundamental
Heute: Rechnungen kommen per Post oder E-Mail, werden manuell oder durch OCR erfasst, und in das ERP-System übertragen.
Morgen: Rechnungen kommen als strukturierte Datei, werden maschinenlesbar validiert, und direkt ins ERP-System eingespielt. Das klingt einfacher. Es ist es nur wenn die Voraussetzungen stimmen.
Der Three-Way-Match wird komplexer und gleichzeitig wichtiger
Wenn strukturierte Rechnungsdaten direkt ins System eingespielt werden, erwartet das System einen automatischen Abgleich mit Bestellung und Wareneingang. Eine niedrige Three-Way-Match-Quote die heute durch manuelle Nacharbeit aufgefangen wird, wird in einer E-Rechnungsumgebung zu einem skalierten Problem.
Die Stammdatenqualität wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor
E-Rechnungen werden gegen Stammdaten validiert. Lieferanten-IDs, Leitweg-IDs, Bestellnummern, Steuernummern. Wenn die Stammdaten nicht sauber sind, schlägt die Validierung fehl. Das erzeugt manuelle Eingriffe, die den Effizienzgewinn des Systems zunichtemachen.
Die Archivierungsanforderungen werden strikter
E-Rechnungen müssen unverändert und maschinenlesbar archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Das stellt Anforderungen an das Archivsystem die über die bisherigen Anforderungen hinausgehen.
Die häufigsten Fehler bei der Implementierung
Die Implementierung wird als IT-Projekt behandelt. E-Rechnungsimplementierung ist kein IT-Projekt. Es ist ein Prozessveränderungsprojekt das IT-Komponenten hat.
Die Lieferantenabstimmung wird vergessen. Nicht alle Lieferanten sind bereit oder in der Lage E-Rechnungen zu stellen. Die Abstimmung mit Lieferanten braucht Zeit.
Die Übergangsphase wird unterschätzt. Während der Übergangsphase laufen E-Rechnungen und klassische Rechnungen parallel. Das erzeugt Prozesse die doppelt gemanagt werden müssen.
Die Validierung wird nicht definiert. Was passiert, wenn eine eingehende E-Rechnung die Validierung nicht besteht? Wer wird informiert? Welcher Prozess greift?
Was ein CFO jetzt konkret tun muss
Ist-Analyse des aktuellen AP-Prozesses. Systemcheck und Anforderungsdefinition. Stammdatenbereinigung für alle relevanten Lieferanten. Prozessdefinition für E-Rechnungen. Lieferantenkommunikation und Abstimmung. Pilotphase mit ausgewählten Lieferanten. Schulung des AP-Teams.
Was ich mitbringe
Ich bin Nicole Vekonj, Interim Managerin Finance & Controlling. Ich begleite AP-Prozessveränderungen von der Ist-Analyse bis zur stabilen Implementierung, mit dem Verständnis was E-Rechnungen im Betrieb wirklich bedeuten.
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