Es gibt einen Moment in einer Jahresabschlussprüfung der sich von allen anderen unterscheidet. Den Moment, in dem der Auditor eine einfache Frage stellt und niemand im Raum antworten kann. Nicht weil die Information nicht irgendwo existieren würde. Sondern weil die Person, die sie kennt, nicht mehr da ist.
Ich schreibe diesen Artikel aus einer Situation heraus die ich gerade erlebe. Ein Audit über drei Jahre muss ohne die Personen durchgeführt werden, die in diesem Zeitraum die wesentlichen Buchungen vorgenommen haben.
Warum Auditoren Fragen stellen, die niemand beantworten kann
Auditoren sind Sachverständige Dritte die gesetzlich verpflichtet sind die Richtigkeit von Jahresabschlüssen zu bestätigen. Eine Buchung von 2,3 Millionen Euro in einer Rückstellung ist eine Zahl. Ob diese Zahl richtig ist, hängt davon ab ob die Bewertungsannahmen dahinter richtig sind. All das sind Fragen, die nicht aus der Zahl selbst beantwortet werden können. Sie brauchen Kontext. Und Kontext ist personengebunden.
Was passiert, wenn Auditoren keine Antworten bekommen
Die erste Reaktion ist Nachfrage. Die zweite Reaktion ist erhöhte Prüfungstiefe in dem betroffenen Bereich. Die dritte Reaktion, wenn auch die erhöhte Prüfungstiefe keine zufriedenstellenden Ergebnisse bringt ist eine formale Beanstandung. Jede dieser Eskalationsstufen kostet Zeit und Geld.
Wie man mit Auditoren über Rekonstruktionen kommuniziert
Die falsche Strategie ist Sicherheit vorzutäuschen, wo keine existiert. Ein Auditor, der merkt dass eine Erklärung nicht auf direktem Wissen, sondern auf Spekulation basiert, verliert das Vertrauen in alle weiteren Erklärungen.
Die richtige Strategie ist strukturierte Transparenz: Ich kann Ihnen sagen was diese Buchung ist und welche Konten sie berührt. Die spezifische Bewertungsannahme dahinter habe ich aus dem Vertrag vom zwölften März 2023 abgeleitet, den ich Ihnen beifüge. Die Genehmigung dieser Bewertung kann ich nicht direkt nachweisen aber aus dem E-Mail-Protokoll ist ersichtlich, dass der damalige CFO die Bewertungslogik kannte und keine Einwände hatte.
Welche Werkzeuge in SAP für die Rekonstruktion verfügbar sind
T-Code FB03 für Buchungsbelege. FAGLL03 für Sachkonteneinzelposten. FBL1N und FBL5N für Kreditoren- und Debitoreneinzelposten. FAGLB03 für Sachkontensalden über mehrere Perioden. Das SAP-Benutzerprotokoll für Benutzeraktivitäten.
Was strukturierte Dokumentation in der Praxis verhindert
Eine strukturierte Abschlussdokumentation für jeden Monats- und Jahresabschluss, erstellt in Echtzeit während des Abschlussprozesses nicht danach. Eine Wissenstransfer-Verpflichtung für alle Finance-Funktionen. Ein strukturierter Übergabeprozess, wenn eine Person die Finance-Organisation verlässt. Nicht eine Einweisung des Nachfolgers in der letzten Woche. Mindestens vier Wochen strukturierter Übergabe.
Was ich mitbringe
Ich bin Nicole Vekonj, Interim Managerin Finance & Controlling. Ich begleite komplexe Audit-Situationen operativ, mit tiefer SAP-Kompetenz und mit der Erfahrung was in Prüfungssituationen funktioniert.
👉 Projektanfrage stellen: zahlenkompetenz.de/de/kontakt
